○行方市公式ホームページにおける問い合わせ等処理要領
平成25年10月29日
訓令第12号
(趣旨)
第1条 この訓令は，行方市公式ホームページの問い合わせフォームによる問い合わせ等市の代表メールアドレス宛てに送信される電子メールによる照会，依頼その他問い合わせ(以下「照会メール」)の処理に関し，必要な事項を定めるものとする。
(着信の確認)
第2条 政策秘書課長は，行方市の休日を定める条例(平成17年行方市条例第2号)第1条第1項に規定する休日(以下「休日」という。)を除く毎日，照会メールの有無を確認するものとする。
(平27訓令10・令2訓令6・令3訓令6・一部改正)
(照会メールの回付等)
第3条 政策秘書課長は，照会メールがあることを確認したときは，当該照会メールの宛先及び内容を確認し，速やかにその内容に関する主管課へ回付するものとする。この場合において，主管課が複数あるときは，該当する主管課の全てに照会メールを回付するものとし，主管課が明らかでないときは，総務課と協議の上処理するものとする。
2 前項の規定にかかわらず，照会メールの内容が次のいずれかに該当する場合は，当該照会メールを主管課に回付しないものとする。この場合において，政策秘書課長は，必要に応じ，当該照会メールの内容を主管課に参考回付することができる。
(1) 市で周知広報を行っている事項に関するものであって，政策秘書課において回答できるもの
(2) 市への回答を求めていないもの
3 前2項の規定にかかわらず，照会メールの内容が行方市陳情等処理規程(平成18年告示第51号。以下「陳情等処理規程」という。)第2条第1項に規定する要望類に該当すると認めるときは，当該照会メールの処理については，陳情等処理規程の定めるところによる。
(平27訓令10・令2訓令6・令3訓令6・一部改正)
(照会メールに対する回答)
第4条 主管課は，照会メールの回付を受けたときは，原則として回付を受けた日の翌日から起算して7日(休日を含まない。)以内に，照会メールの送信者(以下「照会者」という。)宛て電子メールにより回答し，当該回答の写しを政策秘書課に送付するものとする。ただし，複数の主管課にわたる照会メールについては，政策秘書課において取りまとめた上で照会者へ回答するものとする。
2 主管課は，照会メールに照会者の氏名，住所，連絡先等が記載されていない又は照会メールの内容が不明瞭である場合において，回答が困難であると認めるときは，当該事項について電子メールにより照会者に確認するものとする。
3 前項の場合において，主管課が確認を行った日の翌日から起算して7日(休日を含まない。)を経過しても照会者から回答がないときは，当該照会メールに対して回答しないものとする。
4 前3項の規定にかかわらず，主管課長が回答を要しないと認めるときは，回答しないものとする。
(平27訓令10・令2訓令6・令3訓令6・一部改正)
(照会メールの管理)
第5条 政策秘書課長及び主管課長は，行方市文書管理規程(平成18年行方市訓令第31号)の定めるところにより，照会メールを適切に管理するものとする。
(平27訓令10・令2訓令6・令3訓令6・一部改正)
(補則)
第6条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は，市長が別に定める。
附則
この訓令は，平成25年11月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第10号)
この訓令は，公表の日から施行し，平成27年4月1日から適用する。
附則(令和2年訓令第6号)
この訓令は，令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第6号)
この訓令は，令和3年4月1日から施行する。