○行方市文書管理規程

平成18年9月12日

訓令第31号

注 平成22年3月から改正経過を注記した。

行方市文書管理規程(平成17年行方市訓令第4号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第11条)

第2章 公文例式(第12条―第18条)

第3章 文書事務

第1節 文書等の収受・配付(第19条―第27条)

第2節 文書の立案,回議,決裁等(第28条―第37条)

第3節 浄書及び公印等の押印(第38条―第40条)

第4節 文書等の発送(第41条―第43条)

第5節 勤務時間外における文書等の取扱い(第44条・第45条)

第4章 文書の分類(第46条・第47条)

第5章 文書の保存及び廃棄(第48条―第59条)

第6章 雑則(第60条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は,別に定めるものを除くほか,事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため,文書事務の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市の職員が職務上作成し,又は取得した文書,図面,写真,フィルム,録音テープ及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち,次号の文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。

(3) 文書管理システム 電子計算機(演算装置,制御装置,記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。以下同じ。)を利用して文書等の収受,起案,決裁,保存,廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。

(5) 課長 組織規則第7条に規定する課長,室長及び所長並びに組織規則第9条に規定する会計課長をいう。

(6) 決裁 行方市事務決裁規程(平成17年行方市訓令第3号)の規定により,事案の処理について最終的に意思決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が当該事案の処理内容について最終決定を行うことをいう。

(7) 電子決裁 文書管理システムによる情報処理に基づきなされる決裁行為をいう。

(8) 回議 当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため,決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。

(9) 合議 決裁に先立ち,当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において,起案文書を当該機関に回付することをいう。

(10) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって,次の項目に該当するものをいう。

 当該情報が,当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について,改変が行われていないかどうかを認識することができるものであること。

(11) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書をいう。

(12) 完結文書 事案決定のための決定案を記載(文書管理システムによる入力を含む。以下同じ。)した文書にあっては決裁権者の押印又は署名(電子決裁を含む。以下「押印等」という。)が,閲覧に供するため押印欄を設けて回付する文書で意思決定を伴わないものにあっては最終閲覧者の押印等がなされた文書をいう。

(13) 保管文書 当該文書に係る事案を担当する課(以下「主務課」という。)の事務室内の保管庫等において,整理し,分類し,及び管理される文書(電子計算機の記憶装置における管理等を含む。)をいう。

(14) 文書の保存 総務課長又は課長が,完結した文書を保管期間の経過した日から当該完結文書を管理する必要がなくなる日までの期間(以下「保存年限」という。),書庫等において管理すること(電子計算機の記憶装置における管理を含む。)をいう。

(平23訓令13・一部改正)

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は,文書によって行うことを原則とする。

2 事務の処理に当たっては,当該事案に係る決裁権者は,当該処理すべき事案に関する処理方針,注意事項等について指示することを原則とする。

3 課長は,適正かつ能率的な事務の処理を図るため,立案事由が生じたときは,遅滞なく立案するとともに回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保し,文書の進行管理に十分留意しなければならない。

(文書記述の原則)

第4条 文書の作成に当たっては,日本工業規格A列4判の規格の用紙を用いることを原則とする。

2 文書は,左横書きとする。ただし,次に掲げるものについては,この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの

(3) 前2号に掲げるもののほか,総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの

3 文書の作成に当たって用いる漢字,仮名遣い等は,次の各号によるものとし,その表現は,正確かつ簡明に行い,用字は読みやすく,かつ,ペン書き,ワードプロセッサその他容易に消失しない方法を用いて記載しなければならない。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(文書取扱いの原則)

第5条 文書は,法令に特別の定めがある場合を除き,当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し,内容を告げ,若しくは写しを与え,又は庁外に持ち出してはならない。ただし,職務の執行等に関し,上司の許可を受けた場合は,この限りでない。

(総務課長の職責)

第6条 総務課長は,文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意し,適切な指導,調整及び改善を行わなければならない。

2 条例,規則及び訓令の原本(条例及び規則にあっては行方市公告式条例(平成17年行方市条例第3号)第2条第1項及び第3条の規定により市長が署名したもの,訓令にあっては同条例第4条第1項の規定により市長印を押したものをいう。)は,総務課長が保管するものとする。

(課長の職責)

第7条 課長は,当該課の文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第8条 課及び会計課(以下「課」という。)に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は,当該課の庶務事務を担当する課長補佐又は課長補佐を置かない課にあっては係長を充てる。

(文書取扱主任の職責)

第9条 文書取扱主任は,文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。

2 文書取扱主任は,次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 起案文書の決裁区分,回議先及び合議先の審査に関すること。

(2) 起案文書についての違法性,不当性,違式の有無その他の内容の審査及び調整に関すること。

(3) 起案文書の文章及び用字用語の調整に関すること。

(4) 文書の処理の促進に関すること。

(5) 文書管理システムの利用に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか,文書事務の管理に関すること。

(文書取扱者)

第10条 課に文書取扱者1人以上を置く。

2 文書取扱者は,文書取扱主任の指示を受けて,次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書及び運送小荷物(以下「文書等」という。)の収受及び配付に関すること。

(2) 決裁が終わった起案文書(以下「原議書」という。)の登録に関すること。

(3) 文書の整理及び保管に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか,文書等の取扱いに関すること。

(電子文書取扱者)

第11条 総務課に電子文書取扱者を置く。

2 電子文書取扱者は,総務課長の指示を受けて,次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与に関すること。

(2) 総合行政ネットワーク文書の受領及び発送に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか,総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要なこと。

第2章 公文例式

(文書の種類)

第12条 文書は,令達文書及び一般文書とに分ける。

2 令達文書の種別は,次の各号に掲げるとおりとし,その定義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するものをいう。

(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(5) 訓令 所属の機関に対して命令するもので公示するものをいう。

(6) 訓 所属の機関に対して命令するもので公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。

(7) 指令 特定の者に対し,法令の規定又は職務上の権限に基づき許可,命令等の処分を内容とするものをいう。

(8) 達 所属の機関,団体又は個人に対して示達するものをいう。

(9) 通達 所属の機関に対してある一定の事実,処分又は意見を知らせるものをいう。

3 一般文書は,令達文書以外の文書をいう。

(簿冊への登録番号)

第13条 この訓令により設ける簿冊に文書等を登録する場合の登録番号は,令達文書にあっては毎年1月1日に,一般文書にあっては毎年4月1日に起こすものとする。

(公文用例)

第14条 文書の用例は,別表第1のとおりとする。

(令達番号及び文書番号)

第15条 令達文書は,次の各号に掲げるものについて,当該各号に定めるところにより,市名又は記号及び種別並びに令達番号を記載するものとする。

(1) 条例,規則,告示,公告及び訓令 第37条第1項第1号の規定による登録番号を令達番号とし,その番号の前に市名及び令達文書の種別を冠する。

(2) 訓,指令,達及び通達 第37条第1項第2号の規定による登録番号を令達番号とし,その番号の前に別表第1の2に規定する課を表示する記号及び令達文書の種別を冠する。

2 一般文書には,記号及び文書番号を記載するものとする。この場合において,第37条第1項第3号の規定による登録番号を文書番号とし,その番号の前に別表第1の2に規定する課を表示する記号を冠するものとする。

(文書の日付)

第16条 施行する文書の日付は,行方市公告式条例に基づき掲示場に掲示して行う文書にあっては掲示の日とし,その他の文書にあっては発送の日とする。

(文書の施行者名)

第17条 文書は,市長名をもって施行する。ただし,庁内文書その他軽易な文書については,必要に応じ市名,市役所,部課長名等を用いて施行することができる。

(所管課等の表示)

第18条 施行する文書には,必要に応じ当該文書に係る事務を所管する課及び担当の名称,電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。

第3章 文書事務

第1節 文書等の収受・配付

(文書等の受領)

第19条 本市に送達された文書等は,総務課長が受領する。ただし,次に掲げる場合は,当該職員がその文書等を受領するものとする。

(1) 申請書,報告書その他これらに類する文書等を当該申請人等から主管課の職員が受け取るとき。

(2) 会議,出張等の際に依頼されて,文書等を当該依頼者から主管課の職員が受け取るとき。

(3) 陳情書その他これに類する文書等を当該陳情人等からその陳情等の相手である職員又はその関係職員が受け取るとき。

(4) 前3号に準ずる事由により,文書等をその事務の関係職員が受け取るとき。

2 郵便料金の未払又は不足の文書等が送達されたときは,公務に関するものと認められるものに限り,その未払又は不足の料金を負担して受領することができる。

(総合行政ネットワークで到達した文書)

第20条 総合行政ネットワーク文書は,電子文書取扱者が処理する。

2 電子文書取扱者は,総合行政ネットワーク文書を受領した場合は,次の各号に掲げる処理をするものとする。

(1) 受領した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合は,当該電子署名の検証を行うこと。

(2) 受領した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し,当該文書の発信者に対して,形式上誤りがない場合は受領通知を,形式上誤りがある場合は否認通知を発送すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った文書について,電磁的記録媒体に記録するとともに,記録された文書の電磁的記録媒体の経年劣化等による消失及び変化,改ざん,盗難,漏えい等を防止する措置を講ずること。

(4) 前号の処理を行った当該文書を,総合行政ネットワーク文書である旨を表示し,紙に出力すること。

(文書等の配付)

第21条 総務課長は,第19条又は前条の規定により受領した文書等を主管課に配付するものとする。この場合において,配付すべき課が明らかでない文書等については,開封し,又は包装を解くことができる。

2 次の各号に掲げる文書等は,総務課において当該各号に定める措置を講じた上,前項の規定により配付するものとする。

(1) 前項後段の規定により開封した文書のうち,現金,金券又は有価証券が同封されていたもの 「何円(何々)添付」と明示し,取扱者が押印するとともに,金券収配簿(様式第1号)に登録する。

(2) 書留郵便物,現金書留郵便物並びに電報及び親展 特殊文書収配簿(様式第2号)に登録する。

(文書等の開封等)

第22条 文書取扱主任は,前条第1項の規定により配付を受けた文書等について,直ちにこれを開封し,又は包装を解くものとする。この場合において,次の各号に掲げる文書等は,直ちに当該各号に掲げる課に回付しなければならない。

(1) 当該課で処理することが不適当であると認められる文書等 最も適当であると認められる課

(2) 誤って配付を受けた文書等 総務課

(受付印の押印)

第23条 文書取扱主任は,配付を受けた文書等について,前条各号に該当する文書等を除き,その余白に受領の日付をもって主管課受付印(別表第2ひな型第1号)を押印するものとする。ただし,次の各号に掲げる文書等については,この限りでない。

(1) 刊行物,ポスターその他これに類するもの

(2) 挨拶状,招待状その他これに類するもの

(3) 受付印を押印することが不適当であると認められるもの

(4) その他内容が軽易であると認められるもの

2 前条第1号に該当する文書等の回付を受けた文書取扱主任は,前項の規定により主管課受付印を押印するものとする。

(発収簿への登録等)

第24条 文書取扱主任は,前条の規定により主管課受付印を押印した文書について,その主管課受付印に表示された日付をもって文書発収簿(様式第3号。以下「発収簿」という。)に登録するものとする。ただし,法令等の規定により文書取扱主任が別に定められた簿冊等に登録を要し,その処理てん末が明らかとなる文書については,当該簿冊等に登録することによって,発収簿への登録に替えることができる。

2 文書取扱主任は,他の課に関係のある重要な文書については,その写しを作成し,その余白に写しである旨の表示を行い,当該関係のある課に配付するものとする。

(文書管理システムを利用した収受及び配付)

第24条の2 第21条から前条までの規定にかかわらず,収受及び配付の処理は,文書管理システムを利用して行うことができる。

2 文書管理システムを利用して収受した電磁的記録(処理経過を明らかにする必要のあるものに限る。)は,次条に規定する収受文書の登録をした後,処理するものとする。ただし,定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定の文書処理を行うものは,この限りでない。

3 文書管理システムを利用して電磁的記録を収受した場合において,電磁的記録として処理することが困難であると認めるときは,紙に出力し,及び記録したもので収受の処理をすることができる。

(収受文書の登録)

第24条の3 収受文書で次の各号のいずれかに該当するものは,文書管理システムにより登録する。ただし,往復文書で既に文書管理システムに登録しているものは,この限りでない。

(1) 行政庁,公共機関,団体等が発する通知,通達,指令その他の文書で重要なもの

(2) 処理に期限又は期日を付してあるもの

(3) 金額の記載のあるもの。ただし,見積請求書等軽易なものは除く。

(4) 発信者が発信の記録を有すると認められるもの

(5) 陳情等に関するもの

(6) 文書事務の進行管理に必要なもの

(7) 前各号に掲げるもののほか,必要と認められるもの

2 文書管理システムによる収受文書の登録は,次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 収受日等の必要な事項及び収受文書を登録し,収受番号を取得すること。

(2) 電磁的記録でない収受文書のうち,電磁的記録に変換が可能なものは,当該変換をした上で前号の登録をすること。

(3) 電磁的記録でない収受文書が,大量である等の理由により,前号の変換になじまないときは,収受日等の必要な事項を登録し,収受番号を取得すること。

3 前項第2号の規定により電磁的記録として収受した文書等で,原本の保存を必要とするものについては,第54条に定めるところにより別途編さんしなければならない。

(課長の閲覧)

第25条 文書取扱主任は,配付又は回付を受けた文書について,第22条から前条までの規定による所定の処理をして,課長の閲覧に供するものとする。この場合において,開封した文書にその封筒を添えることが事案処理上必要と認められるときは,当該封筒を添えるものとする。

(主管課における処理)

第26条 主管課長は,前条の規定により閲覧に供された文書について,文書管理システム又はその他の方法により,処理方針を指示して主管係長に配付するものとする。この場合において,特に重要な文書については,配付する前に市長,主管部長等の閲覧に供し,処理方針について指示を受け,他の課に関係のある重要な文書の処理については,当該関係のある課長と協議するものとする。

(経由文書の取扱い)

第27条 文書取扱主任は,副申を必要としない経由文書を受け取ったときは,その文書の余白に経由印(別表第2ひな型第2号)を押印後,文書経由簿(様式第4号)に登録し,経由番号を付して施行しなければならない。

第2節 文書の立案,回議,決裁等

(事案の処理)

第28条 事案の処理は,次に掲げるものを除き,起案をする者(以下「起案者」という。)が,電子起案(文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し,電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。

(1) 軽易な事案であって,受理文書の余白を利用して処理できるもの

(2) 閲覧にとどめるもの

(3) 別に処理の形式に関し規定があるもの

(4) 前3号に掲げるもののほか,市長が別に定めるもの

2 前項の規定にかかわらず,主管課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは,文書管理システムにより事案の内容その他所要事項を入力したものを起案用紙(様式第5号)に出力し,その起案者欄に押印等をすることにより起案をすることができる。

3 起案文書には,必要に応じて,起案の理由及び経過を明らかにする資料を添えなければならない。

4 起案者は,起案文書を作成したときは,文書管理システムに当該起案文書に係る文書管理に関する事項を記録するものとする。ただし,第1項各号に規定する処理については,この限りでない。

(会議・行動等報告書)

第29条 上司の指示若しくは命令又は会議,電話,来訪等により生じた事案に関し,報告等を要するものについては,会議・行動等報告書(様式第6号)により速やかに処置するものとする。

(電子起案等による立案)

第30条 電子起案又は起案用紙(以下「電子起案等」という。)による立案に当たっては,次の要領によるほか,その様式に従い,必要な事項を記載しなければならない。

(1) 決裁区分の表示については,次に掲げる区分に従い,当該表示を記載しなければならない。

 市長が決裁すべきもの 市長

 副市長が決裁すべきもの 副市長

 部長が決裁すべきもの 部長

 課長が決裁すべきもの 課長

(2) 合議先を記載すること。

(3) 件名の欄には,立案の内容が容易に把握できる簡潔な件名を表示すること。

(4) 1案で2以上の宛先のあるものについては,連記するものにあっては「(連記)」,連記しないものにあっては「(各通)」と当該宛先の次に表示すること。

(5) 一般文書のうち発送するもの(以下「発送文書」という。)については,当該文書の内容により,「(照会)」,「(回答)」,「(依頼)」,「(送付)」,「(報告)」,「(進達)」,「(申請)」,「(諮問)」,「(副申)」,「(答申)」,「(協議)」,「(通知)」,「(勧告)」又は「(建議)」と題名の次に表示すること。ただし,これらの表示により難いものについては,表示しないことができる。

(6) 立案の理由及び立案までの経過並びに関係法令の条項及び関係書類を付記し,又は添付すること。ただし,軽易なもの又は定例に属するものについては,これらの全部又は一部を省略することができる。

(7) 添付書類があるものについては,必要に応じ当該書類に付せん又は適宜の用紙をはり付けること。

(8) 発送につき特別の取扱いを要するものについては,施行上の取扱いの欄の「書留」,「簡易書留」,「速達」,「配達証明」,「電報」等を〇印で囲み,又は記入すること。

2 起案文書のうち,次の各号に掲げる事案は,電子起案等に当該表示を記載しなければならない。

(1) 例規に属するもの 例規

(2) 秘密に属するもの 秘密

(3) 重要なもの 重要

(合議)

第31条 起案文書は,次に掲げる順序により,当該事案の関係者に合議しなければならない。

(1) 他の課長に合議するときは,主管課長の押印後とする。

(2) 他の部長に合議するときは,主管部長の押印後とする。

(総務課長の審査)

第32条 次に掲げる起案文書は,決裁権者(市長及び副市長を除く。)の押印後又は前条の規定による合議を経た後,総務課長の審査に付さなければならない。

(1) 条例,規則及び訓令

(2) 告示及び指令(市長又は副市長の決裁を要するものに限る。)

(3) 法令の解釈及び運用に関するもの

(4) 不服申立て(補正命令等軽易なものを除く。)及び訴訟に関するもの

(5) 市議会に提出する議案等

(6) 前各号に掲げるもののほか,異例に属するもの

2 総務課長は,審査に付された起案文書について,違法性,不当性及び違式の有無その他の内容について審査し,調整するものとする。

第33条 削除

(変更等)

第34条 合議を受けた者,審査をした者又は決裁権者は,起案文書の内容に変更を加えたときは,当該箇所に押印しなければならない。この場合において,変更を加えようとする者は,あらかじめその旨を起案者に連絡しなければならない。ただし,用字用語等軽易な修正に係るものについては,この限りでない。

2 前項の規定により,起案文書の内容に変更を生じたときは,起案者は,その変更前の合議及び審査に係る関係者にその旨を連絡しなければならない。廃案又は保留となったときも,同様とする。

3 合議を受けた者又は審査をした者は,起案文書の内容について意見があるときは,当該意見を記載した付せん又は適宜の用紙を当該文書にはり付け,又は添付することにより,決裁権者の参考に資するための措置を講ずることができる。

(回議及び合議の原則)

第35条 起案文書のうち重要な事案に係るものについて,市長又は副市長の決裁を求めるときは,主管部長が自ら説明することを原則とする。

2 第30条第2項の規定による「重要」若しくは「秘密」の表示をした起案文書又は特に技術的な説明を要する起案文書は,回議,合議及び審査に際し,起案者等が自ら説明しなければならない。

(決裁等)

第36条 決裁権者は,すべての合議及び審査が終わった起案文書を決裁したときは,電子起案等に決裁年月日を記入しなければならない。この場合において,決裁権者は,決裁年月日の記入を文書取扱主任に行わせることができる。

2 前項の場合において,決裁権者は,合議又は審査の過程において当該起案文書の内容に変更が加えられたとき,又は意見があったときは,所要の調整を行うものとする。

(原議書の登録)

第37条 原議書のうち次の各号に掲げるものは,当該各号に定めるところにより,登録しなければならない。

(1) 条例,規則,告示,公告及び訓令 総務課長において令達番号簿(様式第7号)に登録する。

(2) 訓,指令,達及び通達 主管課において令達番号簿に登録する。

(3) 一般文書で次に掲げるもの以外のもの 主管課において文書番号簿(様式第8号)に登録する。

 庁内に発する内部的なもの

 登録することが不適当であると認められるもの

 その他内容が軽易なもの

2 前項第1号に規定する条例及び規則の登録に当たっては,条例にあっては総務課,規則にあっては主管課において,行方市公告式条例に定めるところにより,市長の署名を受けなければならない。

第3節 浄書及び公印等の押印

(施行文書の浄書)

第38条 施行する文書の浄書は,主管課において行うものとする。

(公印及び契印の押印)

第39条 発送文書は,公印及び契印を押印しなければならない。ただし,次に掲げる文書は,公印及び契印の押印を省略することができる。

(1) 案内状,礼状,挨拶状等の書簡

(2) 通知等で印刷した同文の文書

2 公印は,行方市の公印に関する規程(平成17年行方市訓令第5号)第2条に規定する公印保管者(以下「保管者」という。)が押印するものとする。この場合において,保管者は,浄書した文書が原議書と相違ないことを確認しなければならない。

3 許可書,契約書等の権利の得失変更に関係がある文書については,2枚以上にわたるときは割印の押印又はこれに代わるべき措置を,訂正したときは訂正印の押印をそれぞれしなければならない。

4 発送文書以外の文書については,必要に応じ公印又は契印を押印するものとする。この場合において,前2項の規定を準用する。

5 第1項の規定にかかわらず,電子決裁を受けた発送文書については,契印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第40条 前条の規定にかかわらず,総合行政ネットワークの文書交換システムにより発送する文書については,電子署名を付与するものとする。ただし,軽易な文書については,省略することができる。

2 発送文書に電子署名を受けようとする者は,電子署名を付与する文書に係る原議書を添えて総務課長に提出し,電子署名の付与を請求するものとする。

3 総務課長は,前項の請求を受けたときは,電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る原議書と照合審査し,相違がないことを確認して,電子署名の付与の許可を与えるものとする。

4 電子文書取扱者は,前項の許可を確認し,電子署名を付与するものとする。

5 電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については,別に定める。

第4節 文書等の発送

(文書等の発送の方法)

第41条 文書等の発送は,郵便その他の方法により行うものとする。この場合において,勤務時間外に発送する場合を除き,総務課又は総合窓口課において発送するものとする。

2 前項の規定にかかわらず,使送又は会議において配付する等により,主管課において文書等を発送することができる。

3 文書取扱担当者は,文書発送の際,文書管理システムに必要事項を記録しなければならない。

(平22訓令5・一部改正)

(文書等の発送の手続)

第42条 発送を要する文書等は,すべて主管課において封かん又は包装しなければならない。

2 前条第1項後段の規定により文書等を発送するときは,別に定める郵便依頼票により,市内郵便物は午後2時までに,市外その他の郵便物は午後4時までに総務課長又は総合窓口課長に回付しなければならない。

3 料金は,原則として後納とする。

(平22訓令5・一部改正)

第43条 総合行政ネットワークの文書交換システムによる文書の発送は,電子文書取扱者が行うものとする。

2 前項の規定により文書を発送しようとするときは,当該発送文書に係る原議書を添え,午後4時までに総務課長に回付しなければならない。

3 電子文書取扱者は,第1項の発送を行った場合は,電磁的記録媒体に記録するとともに,記録された文書の電磁的記録媒体の経年劣化等による消失及び変化,改ざん,盗難,漏えい等を防止する措置を講じるものとする。

第5節 勤務時間外における文書等の取扱い

(勤務時間外における文書等の受領)

第44条 勤務時間外に送達された文書等の受領は,第19条第1項ただし書の規定により受領する場合を除き,当直者が行うものとする。

2 当直者は,その勤務中に受領した文書等を総務課長に引き継ぐまで保管しなければならない。ただし,電報その他急を要する文書等においては,当直者において所定の手続をして宛先又は主管課に配付することができる。

(勤務時間外における文書等の発送)

第45条 勤務時間外に文書等を発送することが予想されるとき,又は第42条第2項に規定する時間までに回付できないときは,主管課長は,あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。

第4章 文書の分類

(文書の分類)

第46条 文書は,別表第3に定める保存文書分類表(以下「分類表」という。)により分類し,整理し,保管し,及び保存しなければならない。

2 総務課長は,文書管理システムを効率的に運用するため,前項の規定による分類表のほか,文書分類基準表を別に定める。

(分類の原則)

第47条 文書の分類は,次に掲げるところにより行うものとする。

(1) 文書は,内容と件名によって分ける。

(2) 書類名称の決定は,その文書の目的内容により最も適切なものとする。

(3) 文書の該当分類を決定するときは,それが決定された書類名称を含む最も適切な分類に配置する。

(4) 文書の内容が2以上の分類に関係するときは,関係の深い分類に配置する。この場合において,判断のつけ難いときは,最初に関係する分類に配置する。

(5) 新しい事務の発生又は事務の消滅若しくはその他の理由等により,分類表に追加し,又は削除し,若しくは変更する必要が生じたときは,その都度主管課長は総務課長と協議し,総務課長がこれを決定しなければならない。

第5章 文書の保存及び廃棄

(文書等の持出し及び公開の制限)

第48条 文書等は,庁外に持ち出してはならない。

2 文書等は,法令その他別に定める規定による場合のほか,庁外のものに閲覧,書写等をさせてはならない。

3 前2項に規定する閲覧,書写等で行方市情報公開条例(平成17年行方市条例第10号)又は行方市個人情報の保護に関する条例(平成17年行方市条例第12号)により不開示とされる場合を除き,特に主管課長の承認を受けたものは,この限りでない。

4 前項の規定による閲覧,書写等は,庁内指定の場所においてさせなければならない。この場合には,係員は文書閲覧簿(様式第9号)に必要事項を記入させ,あらかじめ加筆,汚染等の行為をしないこと等必要な注意をその者に与えなければならない。

(完結文書)

第49条 文書上事務処理の完結した文書には,完結年月日を記入しなければならない。

(未処理文書)

第50条 主管課長は,必要に応じて未処理文書の調査を行い,未処理のものについては的確な指示により処理しなければならない。

(保管文書の整理)

第51条 保管文書(主管課において保管中のものをいう。)は,主管課において一定の場所に整理し,重要なものは,非常災害時に持ち出せるよう準備しなければならない。

(文書の保存年限)

第52条 文書の保存年限は,分類表のとおりとする。ただし,法令等に特に定めのあるものについては,この限りでない。

2 保存年限の決定が困難な完結文書は,総務課長と協議して主管課長がその保存年限を定めるものとする。

3 第1項の規定により保存年限を30年とした保存文書については,保存年限満了時に再度保存年限の見直しを行うものとする。

(保存年限の始期)

第53条 保存年限は,文書完結の翌年又は翌年度から起算する。

(文書の編さん)

第54条 完結文書は,主管課において次の各号により編さんしなければならない。

(1) 文書の編さんは,分類表の分類番号ごとの各区分ごとに従い,書類名称ごとの保存別とし,暦年又は会計年度ごとに起端を前にして,集結を後にして編さんする。ただし,数年にわたる事案に関する文書は,事案完結後に編さんする。

(2) 同一事案で数種類以上の分類にわたるものは,最も関係の深い分類に編さんする。

(3) 文書に附属する図面,計画書,写真及び台帳等で,編さんに不便な文書は,背表紙を用い編さんする。

(4) 一冊の文書の厚さは,おおむね8センチメートルを標準として,編さんする。

(5) 30年保存文書で2年分以上を合冊することが必要と認められる文書は,区分紙を入れ合冊することができる。

(文書の保存)

第55条 保存を要する文書で,主管課において保管期間を経過した文書は,保存文書引継書(様式第10号)を添付して,総務課長に引き継ぐものとする。ただし,執務上常時閲覧する必要がある文書は,主管課内において保管するものとする。

2 総務課長は,前項に規定する文書を審査し,保存文書台帳(様式第11号)に登録して,書庫に保存するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず,電子文書は,文書管理システムにより整理し,及び保存するものとする。

(保存文書の管理)

第56条 保存文書は,総務課において分類表に基づき書庫に収蔵し,管理しなければならない。

2 書庫に収蔵した文書は分類別とし,かつ,分類ごとに保存年限順に配列するものとする。

3 書庫内は常に整理し,清掃し,換気し,防虫及び防湿に注意し,一切の火気を使用してはならない。

(保存文書の借用及び閲覧)

第57条 保存文書の借用又は閲覧をしようとするときは,保存文書貸出簿(様式第12号)に必要事項を記入の上,総務課長の承認を得なければならない。この場合において,借用中又は閲覧中の文書はいかなる理由があっても抜取り,取換え,添削等をしてはならない。

2 文書の貸出期限は,7日以内とする。ただし,総務課長が必要があると認めたときは,この限りでない。

(マイクロフィルムによる文書の保存)

第58条 保存文書のうち適当と認められるものについては,当該文書を撮影したマイクロフィルムを当該文書に代えて保存することができる。

(廃棄)

第59条 文書の廃棄は,切断等の適切な処置を講じた後焼却するものとし,保管文書にあっては主管課長が,保存文書にあっては総務課長がそれぞれ指示する。この場合において,電磁的記録についても廃棄しなければならない。

2 保存年限の経過した文書で,主管課長が特に保存の必要を申し出たもの又は総務課長が必要と認めたものについては,更に保存年限を定め保存することができる。

3 保存文書で保存が必要ないと認めたとき又は法令等に定める年限を経過したときは,第1項の規定により廃棄することができる。

第6章 雑則

(例規集への登載)

第60条 次の各号に掲げるものは,行方市例規集(以下「例規集」という。)に登載するものとする。

(1) 条例

(2) 規則

(3) 訓令

(4) 前3号に掲げるもののほか,例規に属する文書のうち,総務課長が例規集に登載する必要があると認めるもの

附 則

この訓令は,平成18年10月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令第32号)

この訓令は,平成18年10月17日から施行する。

附 則(平成19年訓令第8号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第23号)

この訓令は,公表の日から施行する。

附 則(平成19年訓令第30号)

この訓令は,公表の日から施行する。ただし,第10条,第19条及び第21条の改正規定は,平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第37号)

この訓令は,公表の日から施行する。

附 則(平成20年訓令第7号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年訓令第25号)

この訓令は,公表の日から施行する。

附 則(平成21年訓令第5号)

この訓令は,公表の日から施行する。

附 則(平成22年訓令第5号)

この訓令は,平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第13号)

この訓令は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令第3号)

この訓令は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第10号)

この訓令は,公表の日から施行し,平成27年4月1日から適用する。

附 則(平成28年訓令第5号)

この訓令は,公表の日から施行する。

附 則(平成30年訓令第4号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年訓令第5号)

この訓令は,公表の日から施行する。

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別表第1の2(第15条関係)

(平22訓令5・平23訓令13・平26訓令3・平27訓令10・平28訓令5・平30訓令4・平31訓令5・一部改正)

 

麻生庁舎

北浦庁舎

玉造庁舎

総務部

総務課

行総





財政課

行財





税務課

行税





収納対策課

行収





企画部

企画政策課

行企





情報政策課

行情





市民福祉部





福祉事務所

行福事





社会福祉課

行社





こども福祉課

行こ





介護福祉課

行介



健康増進課

行健







国保年金課

行国





総合窓口課

行窓

建設部





都市建設課

行都





道路維持課

行道

 

 

 

 

下水道課

行下

経済部

 

 

農林水産課

行農

 

 

 

 

商工観光課

行商

 

 

 

 

環境課

行環

 

 

環境美化センター

行環美

 

 

 

 

会計課

会計課

行会





政策推進室

政策推進室

行政





水道事業管理者

 

 

 

 

水道課

行水

教育委員会

 

 

学校教育課

行学

 

 

麻生学校給食センター

行学麻給

北浦学校給食センター

行学北給

 

 

 

 

生涯学習課

行生

 

 

麻生公民館

行生麻公

北浦公民館

行生北公

玉造公民館

行生玉公

 

 

 

 

図書館

行生図

麻生運動場

行生麻運

北浦運動場

行生北運

玉造運動場

行生玉運

議会

 

 

 

 

議会事務局

行議

農業委員会

 

 

農業委員会事務局

行農委

 

 

選挙管理委員会

選挙管理委員会事務局

行選

 

 

 

 

監査委員

監査委員事務局

行監

 

 

 

 

公平委員会

公平委員会事務局

行公平

 

 

 

 

固定資産評価審査委員会

固定資産評価審査委員会事務局

行固定

 

 

 

 

別表第2(第23条,第27条関係)

印型ひな型

受付印(第23条関係)

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経由印(第27条関係)

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別表第3(第46条関係)

保存文書分類表

種別

保存年限

 

第1種

30年保存

1 市議会の議決書及び議事録

2 条例,規則,告示,訓令,訓,達及び指令の原議及び関係書類

3 市広報

4 進退,賞罰,身分等の人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 褒賞に関する文書

7 不服の申立て,審査の請求,訴訟,調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務引継に関する重要な文書

10 財産及び市債に関する文書

11 市税徴収に関する文書

12 文書保存台帳

13 工事関係書類で特に重要なもの

14 市の廃置,分合,境界変更及び名称の変更に関する文書

15 歳入歳出決算書

16 その他30年保存の必要と認められるもの

第2種

10年保存

1 国又は県の訓令,指令,例規,重要な通知及び往復文書

2 認可,許可又は契約に関するもの

3 原簿及び台帳

4 寄附受納に関する重要なもの

5 予算,決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

6 物品の出納簿

7 租税その他各種公課に関するもの

8 その他10年保存の必要を認められるもの

第3種

5年保存

1 補助金に関する書類

2 調査,統計,報告,証明等に関するもの

3 工事又は物品に関する書類

4 その他5年保存の必要を認められるもの

第4種

3年保存

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 当直日誌,出勤簿,旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

3 照会,回答その他往復文書に関するもの

4 その他3年保存の必要を認められるもの

第5種

1年保存

簡易な文書

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行方市文書管理規程

平成18年9月12日 訓令第31号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年9月12日 訓令第31号
平成18年10月17日 訓令第32号
平成19年3月1日 訓令第8号
平成19年5月30日 訓令第23号
平成19年9月6日 訓令第30号
平成19年12月6日 訓令第37号
平成20年3月18日 訓令第7号
平成20年6月18日 訓令第25号
平成21年3月18日 訓令第5号
平成22年3月31日 訓令第5号
平成23年3月31日 訓令第13号
平成26年3月20日 訓令第3号
平成27年4月8日 訓令第10号
平成28年4月1日 訓令第5号
平成30年3月30日 訓令第4号
平成31年4月1日 訓令第5号