○行方市行政文書作成要領

平成19年3月13日

訓令第10号

(趣旨)

第1条 この訓令は,行方市文書管理規程(平成18年行方市訓令第31号)に定めるもののほか,本市における行政文書(以下「文書」という。)の作成に必要な基本的事項について定めるものとする。

(文書作成の基本)

第2条 文書は,簡潔かつ的確であるとともに,具体的で分かりやすく見やすいものとしなければならない。

(用紙等の規格及びその用い方)

第3条 用紙は,原則として,日本工業規格によるA4判(A列4番)を縦長に用いる。A4判により難い場合は,A5判以下のA列の用紙を用いることができる。ただし,図面,地図,写真,表彰状,ポスター等は,この限りでない。

2 用紙のとじ方は,左とじとする。ただし,縦書き文書については,この限りでない。

(左横書き)

第4条 文書は,左横書きとする。ただし,次に掲げるものは,この限りでない。

(1) 法令等で様式が縦書きと定められており,それによらなければならないもの

(2) 賞状,表彰状,式辞,その他刊行物等であって,特に縦書きが必要とされるもの

(文体)

第5条 本文に用いる文体は,「ます体」を用いる。ただし,次に掲げるものは,この限りでない。

(1) 法令等で様式が定められており,それによらなければならないもの

(2) 条例,規則,告示,公告,訓令,指令,契約書及び議案

(文書の作成上の注意事項)

第6条 文書の作成においては,次の事項に注意する。

(1) 本文は,1字分を空けて書き始める。本文の中で行を改めた場合にも同様とする。

(2) 「ただし」,「この場合において」等で始まる文は,行を改めない。

(3) 「なお」書き及び「おって」書きは,行を改める。

(4) 「記」を置く場合は本文中に「下記のとおり」と記しておき,「記」を置かない場合は「次のように」とする。

(5) 文書番号と発信年月日とは,文書の左とじを基準として考えて右上部の位置に初字及び終字をそろえて書き,右端を1字分空ける。

(6) 宛先(受信者)は,発信年月日から1行又は2行空け,1行目の書き始めは1字分を空け,2行目は2字分を空ける。

(7) 発信者名は,宛先から1行又は2行空け,右端を2字分空ける。

(8) 文書には,内容の趣旨が簡潔に分かる標題を付ける。標題の末尾には,文書の性質を表す言葉を括弧書で付加する。

(例) (通知)(回答)(依頼)(報告)(送付)

(9) 標題は,発信者名から1行又は2行空け,3字分を空けて書き始めるのを基本とし,その長いものは右から3字目で終わり,2行以上にわたるときも同様とする。ただし,標題が短いもの等については,中央そろえにすることができる。

(10) 本文は,標題から1行空け,1字分を空けて書き始める。

(11) 契印は,用紙の上欄中央に押す。

(12) 公印は,発信者名の終字に半分かけて押す。

(用字用語)

第7条 文書に用いる用字用語は,次のとおりとする。

(1) 漢字,平仮名,片仮名及びローマ字については,原則として,次によるものとし,漢字の音訓使用及び送り仮名の付け方については,併せて「公用文における漢字使用等について」(昭和56年10月1日事務次官等申合せ)によるものとする。

 漢字 「常用漢字表」(昭和56年10月1日内閣告示第1号)の本表及び付表

 平仮名 仮名は,原則として平仮名を用いる。

(ア) 仮名遣い 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(イ) 送り仮名 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

 片仮名 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)によるものとし,外国の地名及び人名,外来語及び外国語については,原則として片仮名を用いる。

 ローマ字ローマ字のつづり方(昭和29年内閣告示第1号)

(2) 数字は,次に掲げるような場合を除いて,アラビア数字を用いる。

 固有名詞 (例) 中央一丁目 三の丸 九州

 概数を示す語 (例) 四,五日 五,六千人 数百本

 数量的な意味の薄い語 (例) 一般 一部分 七転八倒

 単位として用いる語 (例) 100万 1,200億

 慣習的な語 (例) 一休み 二言目 三月(みつき)

(3) 1桁の数字は全角文字で表記し,2桁以上の数字は半角文字で表記する。

(4) 1,000以上の数字には,3桁ごとに,区切り符号の「,」を付ける。ただし,年号,文書番号,電話番号等には,区切り符号を付けない。

(5) 小数及び分数の書き方は,次の例による。

 小数 0.12

 分数 画像 1/2 2分の1

(6) 日付,時刻及び時間の書き方は,次の例による。

 日付 平成19年1月1日(H19.1.1)

 時刻 午後3時30分又は15時30分(15:30)

 時間 9時間30分

(7) 符号・記号の用い方は,次の例による。

 見出し符号

(ア) 項目を細別する場合は,次の例による。ただし,項目が少ない場合は,「第1」を省いて「1」から始めることができる。

(例)

第1

1

(イ) 見出し符号の次は,1字分の空白とする。

 「①,②,…」は,事項を列挙する場合に用いる。

 句点は,「。」(丸),読点は,令達文書については「,」(コンマ)を,一般文書については,「、」(テン)を用いる。

 「・」(なかてん)は,名詞を並列する場合,外来語等で複合した語であることを示す場合等に用いる。

 「「 」」(鍵括弧)は,語句を引用する場合,用語を定義する場合等に用いる。

 ( )(括弧)は,語句等の後で説明する場合,法令等の定義,略称等に用いる。

 「.」(ピリオド)は,小数点の位置を示す場合,単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。

 「~」(なみがた)は,「…から…まで」を示す場合に用いる。

(例) 行方~水戸 第1号~第10号

 「―」(ダッシュ)は,語句の説明や言い換えなどに用い,また,丁目,番地などを省略する場合に用いる。

(例) 中央1―1―1

 「:」(コロン)は,次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合などに用いる。

(例) 電話:72―0811

 同じ漢字が続くときは,繰返し符号の「々」を用いることができる。また,「〃」は,表などで用いることができる。

(例) 人々 国々

(注) 「民主主義」などのように,次に続く漢字が異なった意味であるときは,用いない。

(外来語の表記等)

第8条 外来語は,日常生活の中で十分定着し,使用しても違和感のない場合に限り使用できるものとする。

2 外国語は,日本語で説明を入れるか,前後の文章からその意味が分かる場合に限り使用できるものとする。

3 文語調や漢語調の言葉,必要以上に修飾された言葉,抽象的な言葉等の分かりにくい言葉は,一般的に使われている平易な言葉に言い換えるものとする。

(法令用語)

第9条 条例,規則,議案等の法令用語における用字用語の用い方については,基本的には一般文書と同様であるが,一部,「法令用語の改正の方針」(昭和29年11月25日法制局総発第89号)による「法令用語改正要領」,「法令における漢字使用等について」(昭和56年10月1日内閣法制局総発第141号)などの例によるものとする。

附 則

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

行方市行政文書作成要領

平成19年3月13日 訓令第10号

(平成19年4月1日施行)