○行方市個人情報，個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する監査基準
令和7年9月24日
訓令第18号
(趣旨)
第1条 この訓令は，行方市個人情報，個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する管理規程(令和6年行方市訓令第8号。以下「管理規程」という。)第48条の規定に基づく監査の実施に関し，必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令で使用する用語は，管理規程で使用する用語の例による。
(監査対象)
第3条 監査は，すべての各課局を対象とする。
(監査基準)
第4条 監査は，管理規程を基準として実施する。
(監査方法)
第5条 監査は，次に掲げる方法で実施する。
(1) 書面監査
(2) 実地監査
(監査計画)
第6条 監査責任者は，監査計画書(様式第1号)を作成し，総括保護責任者に報告する。
(監査実施者)
第7条 監査実施者は，監査責任者が指定する。
(書面監査)
第8条 書面監査は，次のとおり実施する。
(1) 書面監査は，年1回，監査責任者が指定する各課局に対して実施する。
(2) 監査責任者は，保護管理者に対し，監査実施通知書(様式第2号)により監査に必要な事項を通知する。
(3) 保護管理者は，自ら管理責任を有する個人情報等の保護に係る管理の状況について，自己点検を行った上で，個人情報等の取扱いに関する監査調書(様式第3号)を作成して，監査責任者に提出する。
(実地監査)
第9条 実地監査は，次のとおり実施する。
(1) 実地監査は，年1回及び必要に応じ随時，管理規程第45条に規定する個人情報等の安全管理の上で問題となる事案が発生した各課局及び番号法に規定する個人番号利用事務を実施している課その他監査責任者が実地監査を実施する必要があると認めた各課局に対して実施する。
(2) 監査責任者は，保護管理者に対し，監査実施通知書により監査に必要な事項を通知する。
(3) 実地監査の手順は，概ね次のとおりとする。
ア 実地監査を実施する各課局の保護管理者及び担当者からの個別聴取
イ 意見交換
(4) 監査責任者は，実地監査終了後，保護管理者に対し，監査結果報告(様式第4号)により実地監査の結果を通知する。
(改善計画)
第10条 監査責任者は，監査の結果，改善が必要と認められた事項について，監査を実施した各課局の保護管理者から是正処置・予防処置報告書(様式第5号)を提出させるものとする。
(総括保護責任者への監査結果報告)
第11条 監査責任者は，必要があると認めるときは，監査の結果を総括保護責任者に報告する。
2 監査結果報告書に記載する事項は，次のとおりとする。
(1) 監査結果概要
(2) 改善を要する事項
(3) 改善内容
(4) その他必要と認めた事項
(補則)
第12条 監査の実施に関する事務は，総務課が行う。
附則
この訓令は，令和7年10月1日から施行する。
