(趣旨)

第1条　この訓令は，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行方市個人情報保護法施行条例(令和5年行方市条例第1号。以下「条例」という。)に定めるもののほか，個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」)の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の意義は，番号法第2条，個人情報保護法第2条及び条例第2条第2項の定めるところによる。

(総括責任者)

第3条　行方市(以下「市」という。)に，総括責任者を1人置くこととし，総務部長をもって充てる。

(保護責任者)

第4条　個人情報等を取り扱う各課室等に，保護責任者を1人置くこととし，当該課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(監査責任者)

第5条　市に，監査責任者を1人置くこととし，内部監査等を担当する部局の長等をもって充てる。

(事務取扱担当者の監督)

第6条　総括責任者及び保護責任者は，特定個人情報等が適正に取り扱われるよう，事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。

(教育研修)

第7条　総括責任者は，事務取扱担当者に対し，特定個人情報等の取扱いについて理解を深め，特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第8条　職員は，番号法，個人情報保護法及び条例の趣旨に則り，関連する法令等の定め並びに総括責任者及び保護責任者の指示に従い，特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(法令等の違反に対する厳正な対処)

第9条　特定個人情報の取扱いにおいて法令等の規定に違反した職員に対しては，関係規定に基づき厳正に対処するものとする。

(アクセス制限)

第10条　保護責任者は，特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。

(複製等の制限)

第11条　職員は，業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても，次に掲げる行為については，保護責任者の指示に従い行う。

(誤りの訂正等)

第12条　職員は，特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には，保護責任者の指示に従い，訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第13条　職員は，保護責任者の指示に従い，特定個人情報等が記録されている媒体又は書類等を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，金庫への保管，施錠等を行う。

(廃棄等)

第14条　職員は，特定個人情報等又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。)又は書類等が不要となった場合には，保護責任者の指示に従い，当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体又は書類等の廃棄を行う。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第15条　保護責任者は，特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して，当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第16条　保護責任者は，個人番号の利用に当たり，番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第17条　職員は，個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第18条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集又は保管の制限)

第19条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き，他人の個人番号を含む個人情報を収集し，又は保管してはならない。

(取扱区域)

第20条　保護責任者は，特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし，物理的な安全管理措置を講ずる。

(アクセス制御)

第21条　保護責任者は，特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて，パスワード等(パスワード，ICカード，生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第22条　保護責任者は，特定個人情報等へのアクセス状況を記録し，その記録を一定の期間保存し，定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第23条　保護責任者は，特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第24条　保護責任者は，不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため，不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(暗号化)

第25条　保護責任者は，特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，その暗号化のために必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第26条　保護責任者は，特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止)

第27条　保護責任者は，端末の盗難又は紛失防止のため，端末の固定等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第28条　職員は，端末の使用に当たっては，特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器又は媒体の接続制限)

第29条　保護責任者は，特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，情報漏えい等の防止のため，スマートフォン，USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(情報漏えい等の防止)

第30条　特定個人情報等をネットワーク等により外部に送信する場合は，通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。

(入退管理)

第31条　保護責任者は，特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また，特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても，必要があると認めるときは，同様の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第32条　外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等の出入口に施錠装置等を設置する等の措置を講ずる。

(特定個人情報等の提供制限)

第33条　保護責任者は，番号法で限定的に明記された場合を除き，特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第34条　個人番号利用事務等の全部又は一部を委託しようとする場合は，委託先において，番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて，あらかじめ確認する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第35条　情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等，安全確保上で問題となる事案が発生した場合に，その事実を知った職員は，速やかに当該特定個人情報等を管理する保護責任者に報告する。

(公表)

第36条　事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第37条　監査責任者は，特定個人情報等の管理の状況について，定期に又は随時に監査を行い，その結果を総括責任者に報告する。

(点検)

第38条　保護責任者は，自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に又は随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括責任者に報告する。

(評価及び見直し)

第39条　特定個人情報等の適切な管理のための措置については，総括責任者，保護責任者等は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講ずる。