○行方市旅券事務処理要領
平成21年3月27日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 この訓令は，行方市における旅券事務の適正かつ円滑な運用を図るため，一般旅券の発給申請等に係る事務処理の方法に関し必要な事項を定めるものとする。
(2) 旅券の交付 法第8条第1項及び第3項，第10条第4項並びに第12条第3項の規定に基づく交付をいう。
(3) 申請書 旅券法施行規則(平成元年外務省令第11号)第1条第1項，第9条第1項及び第10条第1項に定める別記様式をいう。
(4) 審査 旅券の適正な作成及び交付を行うための関係書類の確認行為をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 行方市市民福祉部総合窓口課麻生総合窓口室(以下「市」という。)が処理する旅券事務は，次のとおりとする。
(1) 茨城県パスポートセンター(以下「県」という。)からの照会，回答及び通達文書等の処理に関すること。
(2) 県との連絡調整及び会議等の参加に関すること。
(3) 予算，統計等に関すること。
(4) 職員の研修に関すること。
(5) 一般旅券発給申請書の受理に関すること。
(6) 一般旅券の交付に関すること。
(7) 一般旅券訂正申請書の受理に関すること。
(8) 一般旅券査証欄増補申請書の受理に関すること。
(9) 紛失一般旅券等届出書の受理に関すること。
(10) 一般旅券の返納の受理に関すること。
(11) 返納旅券の消印後の名義人への還付に関すること。
(令3訓令2・一部改正)
(申請書の受理等)
第4条 申請書の受理等に係る事務については，次のとおりとする。
(1) 申請書の審査
ア 1次審査
(ア) 提出された申請書の記載事項及び添付書類に不備がないことを確認する。
(イ) 提示書類により申請者の身元確認を行い，適法と認める場合は，申請を受理する。この場合において，過去に未交付失効となったことが確認された場合には，未交付失効旅券届出書を提出させる。
(ウ) 旅券の交付予定日及び交付場所を申請者に告知し，旅券引換書(以下「引換書」という。)を交付する。
イ 2次審査及び3次審査 受理をした申請書は，2回目及び3回目の審査をするものとする。
ウ 担当者名の記入 1次審査，2次審査及び3次審査をした者は，必ず所定の欄に別に定める担当者名を記入するものとする。
(2) 申請書の送付
ア 3次審査を行った後，申請書に送付書を添えて，申請書受理日の翌日に，申請種別ごとで受理番号順に取りまとめ，県へ送付する。ただし，翌日が休日の場合は，休日後の最初の日とする。
イ 切替申請の場合は，申請書に有効旅券をクリップで留めるものとする。ただし，次に掲げるものは，上記とは別にそれぞれクリアファイルに入れる。
(ア) 紛失届と同時に受付した新規申請書
(イ) 非ヘボン式ローマ字氏名表記等申出書と同時に受付した新規申請書
(ウ) 一般旅券訂正申請書(有効旅券は，申請書にクリップで留める。)
(エ) 一般旅券査証欄増補申請書(有効旅券は，申請書にクリップで留める。)
(オ) その他特殊事例
(旅券の交付等)
第5条 旅券の交付等については，次のとおりとする。
(1) 交付前に旅券を最終審査する。
(2) 旅券の交付は，次に掲げる事項を確認の上，交付予定日以降に申請者本人に交付する。
ア 出頭した受領者が，旅券に転写されている写真と同一人であること。
イ 所持人自署が本人のものであること。
ウ 引換書の受領証欄に受領日が記入され，署名してあること。
エ 法第20条に定める手数料分の収入印紙及び県収入証紙が貼付されていること。
(3) 手数料の徴収に当たっては，必ず申請者又は代理者の面前で収入印紙のみ消印するものとする。
(4) 交付した旅券に係る引換書は，交付報告書を添えて，旅券交付日の翌日に種類別に分類し，県へ送付する。ただし，翌日が休日の場合は，休日後の最初の日とする。
(5) 再発行分の引換書には，申請書のコピーを添付する。
(6) 旅券は，申請者に交付するまでは，耐火金庫等で厳重に保管するものとする。
(旅券の未交付失効の処理)
第6条 旅券の未交付失効の処理については，次のとおりとする。
(1) 県から旅券を受領し，4か月経過しても未交付の場合は，県から送付される未交付データリストにより，旅券が未交付であることを確認する。
(2) 未交付データリストと申請書を確認し，督促等の経過を記載する未交付失効防止対策督促者調べ及び未交付失効督促処理表を作成する。
(3) 郵便はがきにより旅券受領の督促を行うほか，電話での督促を定期的に行う。
(4) 6か月を経過しても受領されない失効した旅券は，送付書の連絡事項欄に，未交付失効旅券，10年・5年の別，受理番号及び氏名を記載し，搬送ケースに入れて県へ送付する。
(5) 県へ返送した旅券に係る申請書の写しは，その余白(官公庁記載欄等)に県へ返送した旨を記載し，未交付失効旅券申請書として保管する。
(旅券の返納)
第7条 名義人の死亡等による旅券の返納があったときは，当該旅券，旅券失効依頼書等を県へ送付する。
(旅券統計)
第8条 毎月の申請受理件数及び交付件数を集計し，県へ報告する。
(申請書等の保管)
第9条 市の控えとしてコピーした申請書等は，種別ごとで受理番号順に申請書及び届出書(写)ファイルに保管する。
2 県へ送付した様式は，それぞれ1部ずつコピーして市の控えとし，受理日の日付順に当該ファイルに保管する。
(申請書等の保存期間)
第10条 申請書等の保存期間は，次のとおりとする。
書類等の名称 | 保存期間 |
申請書の写し | 1年 |
未交付失効旅券申請書 | 1年 |
上記以外の書類 | 1年 |
附則
この訓令は，平成21年6月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第2号)
この訓令は，公表の日から施行する。